人事管理作业是企业组织中关於人力资源的管理与服务工作，包括了员工招聘、任用、培训、试用、考勤、请（休）假、工资、绩效、离职等日常业务，是劳动关系管理的日常性、重复性、复杂性工作，这些工作必须有规范性、标准化的作业程序，这些程序都有一定范围的劳动法规之约束，亦即企业构建人事管理制度必要有劳动法规的法源依据，才不致於违法或处於法律风险之中，徒增日常管理作业的困扰。

一、劳动法律对企业制订人事管理制度的规范

大陆《劳动法》第4条规定∶「用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。」

《最高人民法院关於审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条指出∶「用人单位根据《劳动法》第4条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。」

《劳动合同法》第4条第1款规定∶「用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。」

由以上的法律条款可以看出，依法制订的人事管理制度具有充分的法律授权的效力，其效力表现在企业的人事管理制度对员工具有约束力，也是处罚违纪员工的依据。

所谓依法有两层意思，一是规章制度内容合法，不能与法律法规相抵触；二是制订程序要合法，企业应该依法完成通知讨论与公示的必要的程序。依据《劳动合同法》第4条第2款的规定（详看下述「（二）法律对人事管理制度制订的范围与程序」之说明）

二、法律对人事管理制度制订的范围与程序规定

法律对人事管理制度，要求企业制订时程序要完成的规定，《劳动合同法》第4条第2款规定∶「用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。」

换句话说，只有上述的八大项目，企业必须完成通知讨论与公示的程序，这是法定的程序，否则就是程序违法。

虽然企业只限上述的范围的程序要合法，然而企业经营管理是要让员工有参与感，才会认同公司的作法，因此有些规章制度虽非上述限定的范围，仍然要视制度性质与管理需要，如实告知员工。

这些法定的程序是生效条件，这当中包含了两个程序要合法，其一为程序合法，经民主程序制定并向员工公示或者告知；其二为内容合法，不与法律法规相抵触。

三、企业立法权的法律特性

有关企业制订的人事管理制度，是企业立法权的体现；企业有权根据自己的经营状况及管理的需要，依法制订有关规章制度，是企业执行用工制度和员工管理的依据。然而企业的立法权也有其局限性，那就是企业制订的规章制度，必须符合法定程序，且内容不得与法律法规的强制性规定相抵触。

再者企业制订的人事管理制度，是企业立法权的延展性，这些规章制度是对法律法规的细化与量化，是企业根据法律法规制订的实施细则，所以我们一般称人事管理制度为「小法」，国家及地方制订的法律、法规与规章为「大法」。

人事管理制度的订立，也体现了企业立法权的权威性∶合法有效的规章制度是司法机关审理、裁判劳动争议案件的法律依据。

四、企业如何完成人事管理制度制订的程序

按照《劳动合同法》第4条第2款的规定（如前述），企业制订程序如下程序∶

（一）规章制度需要的形成和议案提出

人资部门或总经理室负责制度管理单位可根据企业的状况和制度实施现况，发现需要在哪些方面设立或修改规章制度，哪些方面需要利用制度推动企业的发展，哪些制度需要变革，提出规章制度立、改、废的议案，提案应说明理由。在这个阶段，企业也可借助外部专家顾问的专业谘询，协助诊断目前的规章制度。

（二）审查、立项

人资部门或总经理室提出，权责部门就提出的议案在各自的职权范围内对提案进行审查，认为确有必要的，应组织有关人员或部门起草。在这个阶段，除非一些特别简单的制度可由企业自己制作外，宜聘请规章制度设计的专业人士介入。

（三）现况检讨与起草

负责的部门与人员、专家先进行制度现况检讨後，应仔细研究提案说明，明确要设立的规章制度的目的。根据事先拟定的原则与方式，应用制作技巧，起草规章制度。在这个阶段，用人单位应予以配合，提供必要的材料。

（四）通知讨论与协商确定

草案完成後交有关部门初步讨论後，还要符合《劳动合同法》所规定的通知讨论之程序要件，亦即规章制度应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。否则就有可能被认定为不合法的规章制度，在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。

因此，企业制订规章制度之过程当中，必须完成上述的法律程序，企业人资部门要保留开会讨论的会议记录与签名记录。

企业实际在打仲裁官司时，对方律师通常发现员工触犯公司员工手册被解除合同是明确的，因此只能想方设法在仲裁庭或是法院上，推翻掉规章制度的合法性。所以企业制订人事管理制度的民主程序，要取得工会通过的制订会议纪录，没有工会的中小企业要取得全体员工徵询意见书。

（五）制度呈核

规章制度的呈核手续，是指企业内部的核决权限，把前述的通知讨论与协商确定手续完成确认的程序。

（六）公示

经批准後的规章制度，如涉及到职工的权益，应采取合理的方式向职工公示，以便员工遵守执行。如果缺少这个程序就有可能被认定为不合法的规章制度，在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。规章制度的公示方法很多，根据实践经验，可采如下公示方法∶

1.员工手册发放（将规章制度编印成册，每位员工发放一本，要有员工签领确认）；

2.内部培训法（将员工集中培训，包括培训时间、地点、与会人员、培训内容、与会人员签到记录）；

3.劳动合同约定法（例如合同条款约定∶本人已充分阅读公司规章制度，愿意遵守执行）；

4.考试法（组织员工进行开卷或闭卷考试，要让员工签名以示负责）。下表为员工手册的签收确认函或规章制度公示培训签到单∶

（七）实施

「徒善不足以为政，徒法不足以自行」，规章制度贵在执行，否则就沦为贴在墙壁上的口号。人资部门或总经理室应该随时了解执行情形，如遇有不合时宜或管理需要时，应即提报反应，最好於实施半年後，至少检核一次，以了解异常原因，寻求改善对策，以後则视实施情形不定期进行检核作业。

(本文作者萧新永现为远通国际经营管理顾问公司总经理、台商张老师)

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